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Verteilen Sie Ihre Dokumente In vielen Arbeitsgruppen werden Dokumente verteilt, indem diese als eMail-Anhänge versendet werden. Wenn nun verschiedene Empfänger Änderungen vornehmen und diese Dokumente weiterleiten, so führt dies zu einer unkontrollierten Flut von verschiedenen Versionen eines Dokuments, die zueinander inkonsistent sind. Mit Hilfe eines MEETINGPOINT können gemeinsam genutzte und gemeinsam bearbeitete Dokumente deutlich effizienter in einem Team verteilt werden. Durch die zentrale Ablage der Dateien auf einem MEETINGPOINT hat jedes Mitglied Ihres Teams sofortigen Zugriff auf die jeweils aktuelle Fassung aller Ihrer Dokumente. Einfache Bedienung Sie können für Ihr Team auf einem MEETINGPOINT beliebig viele Dokumentenbibliotheken angelegen. 
Diese werden von den Teammitgliedern wie ein lokaler Speicherplatz genutzt,
indem dort Ordner angelegt und neue Dateien hinzugefügt werden.
Die gesamte Bedienung geschieht hierbei mit dem Browser und fügt sich
optisch und ergonomisch nahtlos in das Gesamtkonzept ein.
Dadurch benötigen Ihre Teammitglieder keine spezielle Schulung sondern
können mit Ihren vorhandenen Kenntnissen sofort mit einem MEETINGPOINT
arbeiten.
Im Gegensatz zu Netzwerkfreigaben muss sich Ihr Team nicht zwingend in einem
einzigen LAN befinden. Es reicht aus, dass Ihre Teammitglieder über das
Internet Zugriff auf den Webserver haben, auf dem MEETINGPOINT installiert
ist.
Versionsverwaltung Wenn mehrere Personen auf unterschiedlichen Rechnern gleichzeitig Änderungen an einem Dokument vornhemen, so überschreiben sich diese Änderungen gegenseitig sobald diese unterschiedlichen Versionen unter gleichem Namen wieder an einer zentralen Stelle gespeichert werden. 
Um dies zu verhindern ist es wichtig, dass zur gleichen Zeit immer nur eine
Person an einem Dokument arbeitet. Hierzu hat Ihr Team die Möglichkeit, ein
Dokument aus der Bibliothek Auszuchecken.
Ab diesem Moment kann nur
noch dieses Teammitglied neue Fassungen dieses Dokuments in der Bibliothek
speichern. Nach erfolgter Bearbeitung muss das Dokument wieder
Eingecheckt werden, wobei auch ein Kommentar zu den Änderungen
angegeben werden kann.
Eine Versionsverwaltung sorgt dafür, dass beim Überschreiben von Dateien
alte Fassungen aufbewahrt werden. Diese sind über den Versionsverlauf
jederzeit einsehbar und können auch wiederhergestellt werden.
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